Pequenas empresas, startups e freelancers historicamente priorizam contratos mais flexíveis - mensais, trimestrais ou anuais - para ajustar custos e espaço conforme a evolução do negócio. Com o tempo, essa associação criou um estigma no mercado corporativo, fazendo com que companhias maiores, mesmo com operações robustas, resistissem ao modelo por ainda vinculá-lo à lógica de empresas de menor porte.

Para esclarecer estes pontos, o REsource entrevistou Roberta Vasconcellos, CEO da Woba, rede de escritórios flexíveis que atua em toda a América Latina. A executiva explica como a desinformação ainda sustenta percepções equivocadas sobre o modelo flexível:

"Por muito tempo, contratos longos e pouca flexibilidade foram a única opção. Quando surge um modelo mais eficiente, como o flexível, é natural haver um atraso na adoção. Além disso, real estate corporativo é complexo e pouco transparente, o que alimenta percepções simplificadas ou desatualizadas. Quando pensamos em escritório flexível, muita gente imagina improviso. Mas hoje ele é o contrário disso: é planejamento com dados, ergonomia, arquitetura, eficiência e governança. A confusão vem do fato de que o setor mudou mais rápido do que a mentalidade do mercado."

Na prática, esse avanço já se reflete na atuação de diversos operadores que oferecem soluções de escritórios sob medida para empresas de médio e grande porte, com projetos customizados, ambientes privativos e contratos adaptados à estratégia de cada ocupante. Grupos globais como Regus (IWG), além de players como a própria Woba, e até a WeWork, ampliaram seu portfólio para atender demandas corporativas mais complexas, que vão além do coworking tradicional e se aproximam de um modelo de ocupação sob medida, com padrão institucional.

Déficit de ocupação

Escritórios flexíveis sob medida ganham espaço entre empresas com operações mais complexas.

A CEO também destaca um dado que evidencia o custo da insistência no modelo tradicional. Mesmo com escritórios longe da ocupação ideal, muitas empresas continuam presas a contratos rígidos. "O mercado fala em 'retomada completa, mas 54% das empresas operam abaixo da ocupação ideal. Isso é resultado de cultura, gestão e planejamento: muitas ainda projetam espaços com lógica pré- pandemia, carecem de dados confiáveis e ficam amarradas a contratos longos que impedem ajustes."

Na sequência, Vasconcellos reforça o potencial de economia ao migrar para o modelo flexível: "Dependendo do tamanho e da região, vemos reduções de 30% a 60% nos custos totais de ocupação. Os fatores são claros: eliminação de CAPEX, redução de áreas ociosas, otimização de serviços, eficiência operacional e contratos mais curtos e inteligentes."

Privacidade, segurança e posicionamento

A executiva também rebate a ideia de falta de controle e privacidade no modelo flexível. "A segurança é uma das principais preocupações das grandes empresas, e o setor evoluiu muito. Hoje atendemos LGPD, controles de acesso, ambientes segregados e contratos específicos para setores regulados. A prova é que bancos e seguradoras já adotam o modelo. Escritórios flexíveis não significam espaços compartilhados podem ser privativos, customizáveis, seguros e auditáveis."